Utilizar uma impressora ou multifuncional em um grupo de trabalho onde várias pessoas terão contato direto com o equipamento requer uma atenção extra para garantir que todos os usuários estejam utilizando da maneira correta, principalmente ao substituir cartuchos e toners ou inserir papel. Os erros abaixo são de simples correção, porém perde-se tempo para fazer a manutenção, o que em um ambiente corporativo acaba gerando transtornos e atrapalhando o ritmo de trabalho. Utilizar apenas suprimentos originais e seguir corretamente o manual do usuário garante uma maior vida útil do aparelho.

Um dos problemas que podem ocorrer é o entupimento do cartucho de tinta. Isso gera impressões com tinta fraca ou com borrões. Uma das causas é o uso de cartucho remanufaturados, que pode conter tinta de má qualidade ou mesmo cabeça de impressão danificada, além de vários outros motivos. Outro problema, mais comum em impressoras domésticas, é deixar a impressora ociosa por um longo período, o que acaba secando a tinta do cartucho. Nesse caso deve-se utilizar a ferramenta de limpeza da cabeça de impressão. Caso isso não resulte em melhoria na impressão, deve-se substituir o cartucho por um novo.

Outro problema causado pelo manuseio incorreto do cartucho de tinta é o desalinhamento. Isso causa falhas na impressão, apresentando caracteres tortos, ou impressos apenas pela metade. Este tipo de problema pode ocorrer pela instalação incorreta do cartucho, ou também pelo uso de cartuchos genéricos, não recomendados pelo fabricante. Caso o cartucho seja original, utilizar a ferramenta de alinhamento no software da impressora deve resolver o problema.

Verificar se a impressora está configurada corretamente para o papel utilizado também evita desperdício de tinta e falhas na impressão. Confirme sempre a configuração quando alterar o tipo e o tamanho do papel utilizado. E tenha certeza que as pinças da bandeja de impressão estejam bem reguladas, evitando desalinhamento ou que folhas fiquem presas.

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