Aprenda a organizar seus documentos

Você é um jovem empreendedor e quer imprimir documentos importantes, mas não sabe onde os guardou no computador? Confira algumas dicas de organização de arquivos que a Office Total Shop preparou para você.

Existem várias maneiras de organizar e identificar os arquivos no Windows, como as pastas primárias 'Minhas Músicas', 'Minhas Imagens' e 'Meus Vídeos' que já estão estabelecidas no computador. A partir daí, você pode criar outras pastas dentro dessas que já existem ou simplesmente salvar arquivos soltos. Para evitar que esses arquivos fiquem bagunçados e facilitar a procura, basta clicar no menu Exibir e escolher uma das seguintes opções de exibição: Mostrar em Grupos, Miniaturas, Lado a lado, Película, Ícones, Lista e Detalhes. Teste cada uma delas e veja qual se adequa mais com suas necessidades.  

Após isso, você também pode fazer organização mais específica agrupando arquivos por Nome, Tamanho, Tipo, Autor, Título do CD, Ano, Duração, Modificados e Dimensões. 

Veja o passo a passo:

- Clique duas vezes na pasta para a qual você deseja configurar modos de exibição de pasta como, por exemplo, Meus documentos, Minhas músicas ou Minhas imagens.

- No menu Exibir, aponte para Organizar ícones por e clique no comando que deseja usar como, por exemplo, Tipo.

- No menu Exibir, aponte para Organizar ícones por e clique em Mostrar em grupos.

Por Nome, os arquivos são agrupados em ordem alfabética. Por Tamanho, os arquivos são exibidos em grupos de arquivos com mais ou menos o mesmo tamanho. Acima de cada grupo, são exibidos cabeçalhos que descrevem o Tipo de arquivo nesse grupo. Por Autor, os arquivos de música são agrupados sob títulos de autor. Por Título de CD, os arquivos de música são agrupados sob títulos que especificam o título do CD que contém cada arquivo. Por Ano, os arquivos de música são agrupados por ano. Por Duração, os arquivos de mídia são agrupados pela duração da execução. Por Modificados, os arquivos de imagem são agrupados de acordo com as modificações mais recentes. E por fim, quando é por Dimensão os arquivos de imagem são agrupados de acordo com a resolução. 

Agora, conheça um modelo de trabalho em escritório e livre-se da bagunça: 

1)      Crie uma rede compartilhada de pastas e arquivos, através de configuração do Windows, para que os membros da nova empresa possam visualizar todos os documentos;

2)      Crie pastas de preferência com os nomes dos clientes (pessoa física, ou jurídica). Assim, quando for procurar um relatório de um determinado cliente para imprimir, você saberá onde encontrá-lo;

3)      Crie arquivos com nomes do trabalho e mês de realização. Por exemplo, “relatorio-office-total-shop-abril”. Não coloque espaços ou acentos para não dificultar a leitura;

4)      Tenha o cuidado de não criar o mesmo arquivo duas vezes, para não abrir o documento errado quando for atualizar;

5)      Faça backup semanalmente dos arquivos da empresa.

Pronto! Agora, com os documentos organizados, sua nova empresa será muito mais feliz.